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Excel方眼紙つづき

Excel方眼紙について以前書いた所なんか検索エンジンでたどり着く方も増えて私の書いた内容に失望された方とかいらっしゃるようなので、もうちょっとましなことを書いてみましょうか。

これは、決して、名古屋アジャイル勉強会の次回のネタとして話題になっていたからではありません。偶然です。

せっかく書くので、これは公開したら終わりじゃなくて、後で思いついたらとか、フィードバックをもらったら加筆や訂正とかそういうのをするつもりでいきます。

Excel方眼紙というテーマで考える時、一つ考えやすいのがWordとの対比です。

ExcelとWordという比較で、Excelが望ましい場合とか双方の利点・欠点を考えてみましょうか。
もちろん、そもそもが目的の違うソフトウェアを勝手に同列に並べているので本質的な比較ではありませんが、今回のテーマにとって都合のいいように特徴を解釈します。

例1)表形式で計算のあるものが主体の文書
これはまぁ、表計算の本来の由来に比較的近いものなので、Wordでもできますが、これをExcelでやったからってそこまで責められる筋合いはないと思います。

例2)表が主体で表の集計等のある文書
これも、表計算ソフトの発祥ではないですが、DB的機能も増えていった現在の表計算では当然みたいな機能なので、Wordでもできないことはないにしろこっちでいいんでないでしょうか。

例3)自由記入回答項目が複数あるようなアンケート用紙のような文書で、回答者達から集めたあと機械集計したい文書
まぁ、これもWordでできないってことはないんですけど、VBA for Excelやらcsv等の形式にしてからスクリプト加工とか考える気持ちはわかりますので、少なくともこれがExcelだからって腹が立ったりはしません。
※まぁ、Accessじゃだめなのか、WebアプリでバックにDBつんじゃいかんのかとか色々別の方面で気になることはありますが、まぁExcelの利点が上回るケースも多々あるのではないかと。

例4)いずれにも該当しない文書
…ってExcelでやる必要があるんでしょうか。

Excelが好まれる理由って…。
Excel方眼紙に限ると

  • Excel方眼紙は表等の罫線の幅を揃えやすい Excelの技:すべてのセルを正方形にして方眼紙のように!:PC Online 
  • Excel方眼紙で文書を書くと、段落とかインデントを揃えるのが楽(等幅フォントでない場合に、空白文字でレイアウトとかしようとするとよくずれます。これはWordでも勿論対応可能なのですが、Wordのインデント機能を使いこなせてない人が多いということはあるのではないかと)
  • 表の中身の文字数が増えた時とかに罫線(レイアウト)を維持しやすい →はみ出したらExcelだろうがWordだろうがどのみちなんとかしないといけないんですが、特定のセルだけ文字サイズを縮めて罫線をピクセル単位で維持すること自体はExcelの方が楽な気はします。表が下に伸びてもいい、改頁が発生してもいいと思うなら、Excelの優位性はだいぶ下がります。
  • 複数シートを使った頁切り替えが可能。
    • シートのメリット1)あるシートでの作業は別ページに影響を及ぼさない →頁改行とか使えばWordでも影響は分断できるんですが
    • シートのメリット2)シートの切り替えで頁の移動が楽 →Wordでも章ごとのジャンプを可能にする機能自体はあるんですが、定義しないといけないのは面倒な人には面倒かも
    • シートのメリット3)図を書くときに、書き終わってからそのシートだけサイズを決めたり、書いてる最中に後続頁の再レイアウトに悩まされたりしない
逆にWordにデメリットは?上記以外だと
  • ファイルが巨大になると不安定になりやすい →Excelもならないわけじゃないんですけど、同じ文書量だと体感的にExcelのがはやく不安定になりやすいかも…。
  • 表が必要な時罫線を揃えるのが難しい →方眼紙式レイアウト調整が大前提ならWordよりExcelが楽って言われるとそうかも。方眼紙でなければ、両方をちゃんと使いこなしている限りその差はそこまで多くないような気がしますが、「差がない」という自信は全然ありません。

じゃあ、Excelの欠点はなんでしょう。

  • WYSIWYGのようでいて、印刷すると画面で見えていたものが切れたり###になったりする → Wordでは起きえないとまでは言わないですが(プリンタとドライバ関係の都合で)、Excelほど頻出する心配はありません。Wordでもできて、Excelプレビューでもできることなのですから、印刷との差異がないように計算して表示することは技術的に不可能というほどではないはずなのですが、その部分がいつまでたっても変わらないのは、修正すると内部や他の機能への影響が大きいので手が出せないのか、表計算でセルがやまほどあるアプリだと速度等の面で無理なのかどっちかなのでは、などと推測はできます。ここの対策としては、事前に切れそうなものを調べてセルの中身の大きさをいい感じに変えてくれるようなソフトはあるようなので(100%成功するとは限らないようですが)併用すると少し幸せになれるかもしれません。ちなみに、LibreOffice.orgのCalcも同じ問題を抱えてはいますが、例えばセルの文字数が多すぎて全部表示しきれない時には、デフォルトでは文の最後ではなく先頭が見かけ上切れて表示されたりするので、うっかりミスが発生しにくくなっていたりします。
  • 章構造や参照の通番を完全に手管理しなければならない。インデントも同様。 → 文書を直して1章丸ごと消した時に通番が全部直るとか、章立てを変えた時に段落の深さを変えるとか、そういうことをしても、Wordなら機械的にやってくれる部分がありますが、Excelだと手作業が増えます。しかし、実際問題Wordの参照や連番の機能がいまいちなので、そういうのにこだわるならさっさとTeXでも使えって話もあって、どうせwordのそれを使いこなせないならExcelでもいいやって話は現実に起きているのかなぁなどと思ったりはします。
  • セルの結合でうまくコピペできない場合がある → これはこれで対応するアドオンとかVBAとかあるようですが…。表に限ればセル結合のコピペがWordなら楽かと言われるとまぁそうでもないですが、セル結合のExcelと表組みをしないでWordでやった場合とでは後者ではセル結合コピペ問題は発生しません。

まぁ、どっちにしろ、WordかExcelか決める前の時点で「WordもExcelも機能を使いこなしてない」のをよく見かけます。前に書いたことですが、本とか買って色々な機能を覚えたり、文書作成の観点で書かれた本も買って読んだり、どのみち使わされるなら便利化するための.exeも内部資料を各位に展開しましょう。

ちなみに、日本人の原稿用紙文化と親和性が高いと思われるExcel方眼紙、言い換えると欧文文化では和文文化ほどにはExcel方眼紙の親和性は高くないんじゃないかと思っています。 Excelを方眼紙代わりに使う日本人、クレイジーと米国人が驚愕 | スラッシュドット・ジャパン では中国では欧文よりは親和性が高いのではないかという推測が成り立ったりします。ちなみに、ちゃんとは調べてませんが、文字サイズ文化が日本と近い韓国でもExcel方眼紙自体は存在するようです(程度や使用されるジャンル等は未調査です)。

「Excel方眼紙を撲滅したい」と思うなら、「なぜExcel方眼紙が好まれるか」は研究必須だと思います。もちろん、挙がった理由のすべてが本質的であるとか解消必須とかいうわけではありませんが。

余談)方眼紙と日本の電子文書について
方眼紙文化について、欧文でも等幅文字文化がまったくなかったわけでもなく、またコンピュータ初期では当然プロポーショナルフォントを扱うのが難しかったのでそこでも等幅は存在はしたのですが、「ワープロ専用機」や「パソコン用ワープロソフト」が日本で広まっていた頃、欧米ではプロポーショナル的なものが広まっていた中で日本の「ワープロのレイアウトが等幅文字、ページレイアウトは縦何文字掛ける横何文字、が主流だった頃がありました(1980年代から1990年代最初の頃?)。「全角文字」「半角文字」といった単語がが市民権を得たのはその頃の影響があったと思われます(市民権への影響であって発祥の話ではありません。ちなみに、ソフトやメーカー毎に名前に差はありましたが倍角文字、横倍角文字とか色々ありました)。
日本語ワープロで一太郎の天下からMS-Wordへのシェアの移り変わりが日本でのプロポーショナル普及へ影響が大きかったのかなと思ってます。その頃一太郎も「縦何文字掛ける横何文字」中心だったものからプロポーショナルなWord的なものに移り変わって行きました。
「縦何文字掛ける横何文字」から抜けられない人はその後も「全角空白文字レイアウト」を好んだ傾向があったのではと思っていますが、ちゃんとした論証があるかは知りません。 この辺を研究して文章にしたらそれはそれで面白い話になりそうです。既にあったらすいません。

2012/06/03追記 一つは、この雑文いかがでしょう。「表計算ソフトって」 とかと、Excelで背景 まぁこれはすごい、といっても、絵を描く時に補助線を引くのは画像ソフト使っても同じ事だと思うし、グリッド機能は使うよね的な色々思う所もあり。

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